Osakehuoneiston rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään

Osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle

HTAsunto-osakeyhtiön osakeluettelo tuli taloyhtiön toimesta siirtää Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Ennen osakeluettelon siirtoa asunto-osakeyhtiön hallituksen, käytännössä yleensä isännöintitoimiston, tuli huolehtia siitä, että kaikki tarvittavat tiedot osakkaista ja osakkeista ovat ajan tasalla.

Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos ylläpitää taloyhtiön osakeluetteloa ja selvittää omistajavaihdokset, taloyhtiö tai isännöintitoimisto ei niitä enää voi tehdä. Osakeluettelon siirron jälkeen osakas näin ollen ilmoittaa yhteystietojen muutokset suoraan Maanmittauslaitoksen asiakaspalveluun ja isännöintitoimisto hakee osakkaiden yhteystiedot Maanmittauslaitokselta. Turvakiellossa olevien huoneiston omistajien on itse ilmoitettava yhteystietonsa myös suoraan isännöintitoimistoon.

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään ja osakkeenomistaja vaihtuu, uuden omistajan oikeus käyttää osakeoikeuksia, esimerkiksi yhtiökokouksiin osallistuminen, edellyttää, että omistus on rekisteröity huoneistotietojärjestelmään.

Osakekirjan omistuksen rekisteröinnin tekee osakkeenomistaja

Kun taloyhtiön osakeluettelo on Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmässä tulee jokaisen osakkeenomistajan hakea vielä oman osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Osakehuoneistolla tarkoitetaan esimerkiksi asuinhuoneistoa, autopaikkaa, varastoa tai liikehuoneistoa.

Osakehuoneiston omistuksen rekisteröintiä on haettava 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Poikkeuksena kuitenkin tilanne jossa huoneisto vaihtaa omistajaa ensimmäisen kerran taloyhtiön osakeluettelon siirron jälkeen, silloin uuden omistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, myös pankki voi hakea omistuksen rekisteröintiä osakkeenomistajan puolesta.

Samassa yhteydessä kun omistus rekisteröidään ja vanha osakekirja korvataan sähköisellä omistajamerkinnällä, paperinen osakekirja mitätöidään.

Paperisen osakekirjan omistusoikeuden rekisteröinnin vaiheet

• Tarkistus
  Ennen rekisteröintiä, tarkista isännöintitoimistosta tai Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta, että taloyhtiö on jo huoneistotietojärjestelmässä.
• Hakemuksen täyttäminen
  a. Tee osakehuoneiston omistusoikeuden rekisteröinti Maanmittauslaitokselle, joka ylläpitää huoneistotietojärjestelmää.
  b. Selvitä rekisteröintiä varten yhtiön ja osakkeiden tiedot sekä osakkeenomistajien henkilötiedot, tarvitset ne hakemukseen.
  c. Täytä pdf-hakemus osakehuoneiston omistusoikeuden rekisteröimiseksi. https://www.suomi.fi/palvelut/lomake/hakemus-osakehuoneiston-omistuksen-rekisteroimiseksi-maanmittauslaitos/eb391b3c-f219-4adb-a4a7-008b615fdfda
  d. Huomioi, että osakehuoneiston omistuksen rekisteröintiä ei voi hakea Maanmittauslaitoksen asiointipalvelussa.
• Liitteiden lisäys sekä hakemuksen toimitus
  e. Hakemukseen tulee liittää alkuperäinen paperinen osakekirja sekä muut mahdolliset liitteet, esim ositus- ja perinnönjakosopimus, perukirja (ankkurilinkki LIITE kohtaan?)
  f. Toimita hakemus liitteineen paikan päälle johonkin Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelupisteistä. Voit myös toimittaa hakemuksen ja alkuperäisen osakekirjan postitse. Huomioi, että osakekirja on arvopaperi, jonka lähetykseen on syytä valita turvallinen lähetystapa.
• Tietojen tallennus HTJ:ään – Omistusoikeuden rekisteröinti:
  g. Maanmittauslaitos käsittelee rekisteröintihakemuksen ja tallentaa osakkeiden ja osakkeenomistajien tiedot huoneistotietojärjestelmään. Osakekirjojen mitätöinti kirjataan järjestelmään, ja osakkeiden omistusoikeus siirtyy digitaaliseen muotoon, jolloin puhutaan sähköisestä osakekirjasta.
  h. Paperiset osakekirjat mitätöidään rekisteröinnin yhteydessä.
• Ilmoitus rekisteröinnistä
  i. Kun omistuksesi on rekisteröity, saat ilmoituksen Maanmittauslaitokselta sisältäen rekisteröinnistä todistuksen, joka korvaa perinteisen paperisen osakekirjan.
  j. Tämän jälkeen omistuksesi on sähköinen omistajamerkintä huoneistotietojärjestelmässä.
  k. Maanmittauslaitos mitätöi alkuperäisen osakekirjan, mutta voit halutessasi saada osakekirjan itsellesi takaisin mitätöinnin jälkeen.
  l. Maanmittauslaitoksen hakemuskäsittelyssä on ruuhkaa, rekisteröintiin voi mennä kuukausia.

Ensimmäinen omistuksen rekisteröinti perustuu paperiseen osakekirjaan, joka on toimitettava Maanmittauslaitokselle. Kun osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä, on rekisteröinnin edellytyksenä edellisen omistajan suostumus uuden omistajan omistuksen rekisteröinnille. Toimita silloin tämä suostumus rekisteröintihakemuksesi liitteeksi.

Jos osakekirjaa ei löydy

Jos paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, on haettava osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta. Jos osakekirjan kuolettamista on haettu ennen kuin yhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, on yhtiön annettava kuoletetun osakekirjan tilalle uusi osakekirja tai ainakin väliaikaistodistus.

Jos osakekirjan kuolettamista on haettu osakeluettelon siirron jälkeen, ei yhtiön tarvitse enää antaa uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan sijaan, vaan sinun on liitettävä omistusoikeuden rekisteröintihakemukseen osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös

Omistuslainojen vakuudet

Jos osakekirjasi on pankissa lainan vakuutena, pankit toivovat, että asiakkaat eivät vielä hae omistuksen rekisteröintiä ruuhkahuipun vuoksi. Kannattaa tarkistaa hakemusten keskimääräinen käsittelyaika ennen hakemuksen lähettämistä.

Rekisteröinnin aikataulu

Omistuksen rekisteröintiä tulee hakea, jos osakehuoneiston omistaja on vaihtunut esimerkiksi oston tai perinnön seurauksena. Omistuksen rekisteröinti on tehtävä kahden kuukauden kuluessa omistuksen siirtymisestä. Jos taloyhtiösi on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, ja omistukseen ei tule muutoksia, sinulla on 10 vuotta aikaa rekisteröidä osakehuoneistosi omistus.

Autopaikan rekisteröinti

Jos autopaikalla on oma osakekirja, hae autopaikalle omistuksen rekisteröintiä samalla tavalla kuin osakehuoneistolle. Jos autopaikalla ei ole omaa osakekirjaa, rekisteröintiä ei tarvita erikseen. Sähköisen omistajamerkinnän tapauksessa tarkista osakehuoneistotuloste ja hae rekisteröinti tarvittaessa.

Omistuksen selvennyskirjaus

Jakamattoman kuolinpesän osakkaat voivat hakea osakehuoneiston omistuksen rekisteröintiä kuolinpesälle kuuluvaan huoneistoon. Tämä ei ole pakollista, mutta selkeyttää asioiden hoitoa, erityisesti myyntitilanteessa.

Yhtiöjärjestyksen muutokset

Yhtiöjärjestyksen muutoksen jälkeen omistuksen rekisteröintiä on haettava, jos osakeryhmiin on tullut muutoksia. Katso tarkemmat ohjeet Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivuilta.

Hakemuksen liitteet

Liitteet voi toimittaa kopioina, lukuun ottamatta paperista osakekirjaa tai väliaikaistodistusta, jotka tarvitaan aina alkuperäisenä.

Tyypillisimmät liitteet

• Kauppa: Paperinen osakekirja tai väliaikaistodistus alkuperäisenä tai luovuttajan suostumus
• Lahja: Paperinen osakekirja tai väliaikaistodistus alkuperäisenä tai luovuttajan suostumus
• Ositus ja perinnönjako: Ositus- ja perinnönjakosopimus, perukirja, sukuselvitys, mahdollinen testamentti
• Testamentti: Testamentti, tiedoksiantoilmoitukset, lakiosailmoitukset, perukirja, sukuselvitys
• Ositussopimus: Ositussopimus, paperinen osakekirja tai väliaikaistodistus
• Yhtiöjärjestyksen muutokset: Taloyhtiön selvitys osakeryhmien muutoksista, paperinen osakekirja, pantinhaltijan hakemus tai suostumus

Yhteenveto

Osakehuoneiston rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään on ollut merkittävä muutos Suomen asunto-osakeyhtiölainsäädännössä. Lakimuutokset ovat edellyttäneet asunto-osakeyhtiöiltä ja osakkeenomistajilta toimia, joiden tavoitteena on modernisoida ja tehostaa osakehuoneistojen omistuksen hallintaa sähköisen osakerekisterin avulla. Vaikka siirtymä on tuonut mukanaan haasteita, pitkän aikavälin hyödyt ovat huomattavat, tarjoten paremman tietojen saatavuuden ja turvallisuuden sähköisten osakekirjojen avulla.