Taloyhtiön huoltoyhtiön kilpailutus
Huoltoyhtiöllä on suuri vaikutus taloyhtiön arkeen. Jos taloyhtiössä ollaan tyytymättömiä huollon tasoon tai palvelun hintaan, voi huoltoyhtiön kilpailuttaminen olla ajankohtaista.
Taloyhtiön hallituksen kannattaa varata riittävästi aikaa huoltoyhtiön kilpailutukseen ja hyödyntää isännöitsijän ammattiosaamista kilpailutusprosessissa.
Ennen kilpailutusta
Ennen kilpailutusprosessin käynnistämistä hallituksen on hyvä pohtia, onko huoltoyhtiön kilpailutus välttämätöntä. Jos huollon kanssa on ongelmia, hallituksen kannattaa tuoda se aktiivisesti esille huoltoyhtiön kanssa ja pyrkiä löytämään ratkaisu kehityskeskustelujen kautta. Jos yhteistä säveltä ei keskusteluista huolimatta löydy, kilpailutus voi olla paras vaihtoehto.
Ennen kilpailutuksen aloittamista taloyhtiön tulee määritellä tahtotilansa: mitä huoltopalveluilta toivotaan ja mitä ei haluta? Nämä kysymykset auttavat hallitusta määrittelemään, mitä asioita uuteen huoltosopimukseen halutaan sisällyttää.
Konkreettisten palveluiden lisäksi hallituksen kannattaa pohtia, millaista tietoa taloyhtiö huoltoyhtiöltä jatkossa haluaa. Hallituksen kannattaa jo tarjouspyynnöissä toivoa näkymäoikeutta huoltoyhtiön tuotannonohjausjärjestelmään, josta näkyvät esimerkiksi taloyhtiön huoltopyynnöt ja kulutuslukemat.
Kartoittaessaan mahdollisia huoltoyhtiöitä hallituksen kannattaa kiinnittää huomiota yritysten sijaintiin. Jos huoltoyhtiö sijaitsee kauempana, siirtymät kiinteistölle voivat venyä liian pitkiksi. Esimerkiksi vesivahingon sattuessa on erityisen tärkeää, että huolto pääsee paikalle nopeasti.
Kilpailutuksen aikana
Itse kilpailutusprosessin hoitaa yleensä isännöitsijä, jonka laatimia kilpailutusasiakirjoja hallitus voi halutessaan kommentoida. Tarjousten saaminen on yleensä varsin helppoa. Toisinaan taloyhtiön sijainti tai pienempi koko voi kuitenkin rajoittaa tarjousten määrää.
Isännöitsijä käsittelee huoltoyhtiöiltä saadut tarjoukset yhdessä hallituksen kanssa. Tarjousten tulisi lähtökohtaisesti vastata tarjouspyyntöehtoja. Mikäli poikkeamia löytyy, isännöitsijä listaa erot hallitukselle esittämäänsä tarjousvertailuun. Hallitus päättää, kenen kanssa edetään haastatteluun ja tekee myöhemmin lopullisen päätöksen huoltoyhtiön valinnasta.
Onnistunut kilpailutus edellyttää, että kilpailutukseen varattu aika korreloi taloyhtiön tavoitteiden kanssa. Parhaimmillaan huoltopalveluiden hinta putoaa kilpailutuksen myötä huomattavasti. Esittelemme alla kolme vaihtoehtoja erilaisiin kilpailutustarpeisiin.
1. Kilpailutus – Pieni työ
- 1 – 2 tuntia
- Soveltuu hankkeisiin, joissa halutaan saada suuntaa antava tarjous 1-2 yritykseltä.
- Tarjousvertailu laaditaan tarvittaessa erikseen.
2. Kilpailutus esiselvityksellä
- Soveltuu hankkeisiin, joissa halutaan saada sitova tarjous 3-5 yritykseltä.
- Sisältää korkeintaan 3 tunnin esiselvitystyön (esim. kohdekäynti ja laajan dokumentaation kokoaminen), tarjouspyynnön laatimisen, kilpailutuksen ja tarjousvertailumuistion laatimisen.
- Esimerkiksi: yksittäiset märkätilasaneeraukset; hormikartoitus; ilmanvaihdon nuohous, mittaus ja säätö; vuosihuoltosopimukset; palovaroittimien asennus; kuntotutkimukset ja kuntoarviot; viemärikuvaus ja huuhtelu; suunnittelu- ja rakennuttamispalvelut.
3. Kilpailutus – Laaja työ
- Soveltuu hankkeisiin, joissa halutaan saada sitova tarjous 5-8 yritykseltä.
- Sisältää korkeintaan 3 tunnin esiselvitystyön (kohdekäynti), työselosteen laatimisen, urakkaohjelman laatimisen, rakennuttajan turvallisuusasiakirjan laatimisen, tarjouspyynnön laatimisen, kilpailutuksen ja tarjousvertailumuistion laatimisen sekä tarjousten esittelyn hallitukselle.
- Esimerkiksi: elementtisaumojen uusiminen; piha-aitojen uusiminen tai korjaus; massamärkätilasaneeraus; huollon tai siivouksen kilpailutus; maalaustyöt.
Kilpailutuksen jälkeen
Yhteistyö uuden huoltoyhtiön kanssa kannattaa aloittaa kiinteistökierroksella, jolle osallistuvat huoltoyhtiö, hallitus ja isännöitsijä. Näin varmistetaan, että yhteistyön perustana on yhteinen käsitys kiinteistön nykytilasta.
Toinen onnistuneen yhteistyön kulmakivi on sujuva yhteydenpito ja siksi yhteydenpitokanavat kannattaa laittaa kuntoon heti yhteistyön alussa. Näin varmistetaan, että huoltoyhtiöille voidaan ilmoittaa mahdollisista puutteista mahdollisimman nopeasti ja pieniin vikoihin voidaan puuttua ennen kuin ne paisuvat isommiksi ongelmiksi.
