Uuden taloyhtiön haltuunotto vaihe vaiheelta
Mitä kaikkea kulisseissa tapahtuu, kun isännöitsijä vaihtuu? Kysyimme Fluxion haltuunottotiimin Sannalta.
– Olen ollut Fluxiolla nyt viisi vuotta. Aikoinaan isännöitsijä hoiti uuden asiakkaan haltuunoton, mutta nykyään siirtymästä vastaa oma nimetty tiimi, Sanna kertoo.
Ja tekemistä haltuunottotiimillä riittää, sillä uuden asiakkaan haltuunottoprosessiin kuuluu jopa 130 erilaista työvaihetta. Uuden asiakkaan haltuunottoon suositellaankin varattavan aikaa noin 1,5 kuukautta.
Haltuunottotiimin rooli
Fluxion haltuunottotiimin tehtävänä on varmistaa, ettei siirtymä kuormita hallitusta tai vie isännöitsijän aikaa tämän varsinaiselta työltä.
– Tavoitteemme on, että me hoidamme koko haltuunottoprosessin eikä hallituksen tarvitse osallistua siihen ollenkaan, Sanna kuvailee.
Haltuunottotiimin ansiosta Fluxion isännöitsijät pääsevät keskittymään taloyhtiön johtamiseen heti asiakkuuden alusta lähtien. Samalla kun isännöitsijä syventyy omaan työhönsä, Sanna kollegoineen hoitaa siirtymän hallinnolliset toimet, joita esittelemme seuraavaksi tarkemmin.
Tietojen siirtäminen lähettävältä isännöintitoimistolta
Yksi haltuunottoprosessin tärkeimmistä vaiheista on varmistaa, että kaikki taloyhtiön asiakirjat saadaan talteen. Tämä edellyttää saumatonta yhteistyötä lähettävän isännöintitoimiston kanssa. Isännöinnin eettisten ohjeiden mukaan isännöintitoimiston tulee ”isännöinnin vaihtotilanteissa toimittaa asunto-osakeyhtiön kaikki tiedot kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä helposti siirrettävässä muodossa.”
Aikoinaan tietojen siirtäminen tarkoitti fyysisten dokumenttien hakemista lähettävästä toimistosta. Sittemmin toiminnot ovat kehittyneet ja tiedot siirtyvät toimistojen välillä sähköisesti. – Yhä useammasta toimistosta löytyy myös nimetty henkilö tämän asian hoitoon, Sanna kertoo.
Siirtymien sujuvuutta lisää myös se, että taloyhtiöitä siirtyy Fluxiolle usein samoista toimistoista, jolloin tuttujen tiimien kanssa kommunikointi on helppoa.
Muistutus: Tilaa isännöitsijäntodistus ajoissa
Taloyhtiön tietojen siirtäminen lähettävältä isännöintitoimistolta uudelle isännöitsijälle ei tapahdu hetkessä. Siksi tiedossa on välttämättä katkos. Koska uudella isännöitsijällä ei ole välittömästi tietoja esimerkiksi taloyhtiön lainoista, uusia isännöitsijäntodistuksia ei väliaikaisesti pystytä toimittamaan.
Sannan mukaan katkos isännöitsijäntodistusten antamisessa kestää yleensä pari viikkoa. – Hallituksen kannattaa tiedottaa tästä osakkaille jo etukäteen ja kehottaa tilaamaan todistukset vanhalta toimistolta, Sanna neuvoo.
Mappien sijoitus
Kun uuden asiakkaan sähköiset asiakirjat on vastaanotettu lähettävältä isännöintitoimistolta, Fluxion haltuunottotiimi lataa ne pilvipalveluun, jossa ne säilyvät koko asiakkuuden ajan. – Taloyhtiön kansiosta löytyvät pöytäkirjat, tekniikkakansiot, urakat ja korjaukset, osakasmuutostyöt ja sopimukset, Sanna luettelee.
Mikäli taloyhtiön asiakirjat ovat fyysisessä muodossa, haltuunottotiimi skannaa ne ja siirtää sitten pilveen. Paperinen aineisto siirretään arkistoon, josta isännöitsijä käy tarvittaessa läpi aineistoa ja skannaa sieltä tarvittavat materiaalit. Taloyhtiö voi myös ostaa digitointipalvelun kauttamme, jos hallitus haluaa siirtää fyysistä aineistoa digitaaliseksi.
Fluxio säilyttää taloyhtiöiden kirjanpitomateriaaleja 10 vuotta ja kuitteja 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti, ja hallitus- ja yhtiökokouspöytäkirjoja ikuisesti. – Mikäli asiakas jonain päivänä lähtee meiltä, he saavat kaikki taloyhtiön tiedot mukaansa, Sanna lisää.
Pankkiyhteyksien avaaminen
Fluxion taloushallintotiimi vastaa taloyhtiön taloudesta ja kirjanpidosta heti haltuunottovaiheesta lähtien. Samat kirjanpitäjät ja vastikevalvojat, jotka hoitavat jatkossa taloyhtiön asioita ovat mukana jo haltuunottoprosessissa. Sannan mukaan e-laskujen käyttöönottoon ja tilien avaamiseen varataan yleensä noin pari viikkoa aikaa.
Järjestelmärajapintojen avaaminen
Digitaalisuus on Fluxion toiminnan ytimessä ja olemme kehittäneet prosesseja ja rajapintoja tukemaan tiedonkulkua järjestelmien välillä. Tarjoamme hallitukselle pääsyn kaikkeen taloyhtiön tietoon 24/7.
Heti asiakkuuden alussa taloyhtiölle avataan tilit Avaa.io-isännöintijärjestelmään ja Fennoa-taloushallintojärjestelmään. Lisäksi taloyhtiön hallitus saa pääsyn taloyhtiön johtamisen Flow-työkaluun, joka tarjoaa ajantasaisen näkymän taloyhtiön tietoihin ja projekteihin.
– Hallitukselle määritellään pääsy saldoon ja tapahtumiin sekä ostolaskujen tarkasteluoikeus. Osakkaille aktivoidaan näkymä oman huoneistonsa vastiketilanteeseen, Sanna kuvailee järjestelmien käyttöönottoa.
Asiakasviestintä
Fluxion haltuunottotiimi pitää huolen siitä, että taloyhtiön hallitus tietää alusta asti missä mennään eikä hallituksen tarvitse käyttää aikaa varmisteluun ja kyselyyn.
– Noin kuukautta ennen siirtymää lähetämme hallituksen puheenjohtajalle sähköpostin, jossa kerromme, miten taloyhtiön tietojen siirto etenee. Toimitamme samalla myös pohjatietokyselyn, jolla keräämme tarkempia tietoja taloyhtiöstä, Sanna kertoo.
Haltuunottotiimi tiedottaa myös taloyhtiön osakkaille uuden isännöitsijän aloittamisesta.
Yhteenveto
Isännöinnin vaihtaminen on laaja prosessi, johon liittyy 130 erilaista tehtävää ja työvaihetta. Fluxion kokenut haltuunottotiimi ja hiotut prosessit varmistavat, ettei isännöitsijän vaihtaminen kuormita hallitusta.
